Quais são as fases da gestão de processos?

Gestão de processos garante uma visão mais objetiva do funcionamento da empresa, ao controlar seus procedimentos. Sua função é padronizar os processos da organização, identificar pontos de melhoria e fazer com que os setores da organização trabalhem com cooperação para atingir os objetivos almejados pela empresa. Esse gerenciamento facilita a implementação de projetos de melhoria e a tomada de decisão.

Para implementar esse gerenciamento dentro de uma empresa, existem 5 fases essenciais que são: planejar, implementar, executar, monitorar e otimizar.

 Planejar e Modelar

Análise profunda do desempenho do processo, onde se conhece toda a documentação, como os processos foram desenvolvidos e qual o seu propósito. Essa fase gera dados e identifica possíveis causas dos problemas e oportunidades de melhoria.

 Implementar

Teste das mudanças propostas realizando treinamentos com as pessoas envolvidas sobre os novos procedimentos a seguir. A compreensão de todos sobre as mudanças é essencial. A implementação contará com a participação de diversos níveis gerenciais para que a execução das novas tarefas seja eficaz.

 Executar

Os colaboradores devem colocar em prática o que foi ensinado. Sendo possível acompanhar e avaliar se as mudanças sugeridas realmente melhoraram o processo.

 Monitorar e Controlar

Acompanhamento do andamento e da evolução do que foi implementado, por meio dos indicadores de desempenho estabelecidos. Sendo possível monitorar o tempo de conclusão de cada operação, o custo, resultados gerados e qualidade do processo. Tudo que foi identificado como pontos a serem melhorados precisará ser reavaliado.

 Otimizar

Busca contínua do melhor desempenho, os processos deverão ser aperfeiçoados constantemente.

Em síntese, ao aplicar uma boa gestão de processos, a empresa irá solucionar problemas como falta de visão global, ineficiência na comunicação e na tomada de decisão, carência de padronização, falha no planejamento, entre outros.

 

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