Como mapear fluxo de processo?

O mapeamento do processo é a primeira etapa para se iniciar um controle de processo. O principal objetivo do mapeamento do processo é identificar e entender o fluxo de atividade de um processo. Esse entendimento permite à organização identificar pontos de melhoria, possível redução de custos e tempo, além de gerar informações para uma análise mais assertiva sobre o desempenho do processo.

 Defina quais processos serão mapeados

Determine quais os processos da organização que deverão ser mapeados. Identifique então quais os processos serão priorizados levando em conta a importância do processo, quão crítico ele é, quais os riscos envolvidos nesse processo. É interessante priorizar processos que impactam diretamente no objetivo estratégico da organização.

 Construa o mapa de processo

Esse é o momento onde devemos construir um diagrama de fluxo, nele constará os limites do processo e a descrição de suas atividades. Na hora de construir o fluxo envolva principalmente os colaboradores que lidam com esse processo diariamente, com certeza eles terão muito a agregar. Determine então como cada atividade é realizada, os responsáveis por cada etapa e como é a interação com a próxima atividade.

 Identifique as oportunidades de melhoria

Esse é um das etapas mais importantes, a identificação de pontos de melhoria. Nessa etapa devemos voltar ao mapa para identificar, ponto a ponto, o que funciona e o que não funciona. É hora de identificar quais são os gargalos, as falhas, os atrasos, ou seja, tudo aquilo que impacta negativamente o andamento do processo. Após essa identificação, devemos analisar cada problema e identificar a causa raiz para que possamos agir sobre elas.

 Estabeleça medidas de controle

Apenas conseguimos monitorar aquilo que medimos, portanto para sabermos se o processo está rodando conforme o previsto, é necessário determinar exatamente o que se espera. Afinal, para quem não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. Estabeleça quais os indicadores são necessários e principalmente, qual a meta para cada um desses indicadores. Metas não são imutáveis, elas poderão e, se necessário, devem sim ser alteradas e melhoradas ao longo do tempo. As metas devem estar diretamente relacionadas aos objetivos da empresa.

 Implante e Monitore o andamento do processo

Documente tudo que foi definido até então. Isso é importante para registrar todas as decisões tomadas e servirá como um guia para a equipe. Agora é a hora de colocar o processo para rodar e acompanhar o seu andamento. Acompanhe todos os indicadores. Tenha cuidado ao lidar com as pessoas para que todos se mantenham engajados nas mudanças e correspondam às expectativas.

 

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