Como padronizar os documentos da empresa?

A padronização de documentos é uma etapa fundamental na implantação de um controle de processo. Essa prática visa organizar os arquivos com mais facilidade, permitindo que a empresa tome decisões baseadas em informações atualizadas, melhorando o desempenho dos colaboradores.

Padronizar os documentos da empresa torna os processos claros e práticos. Sua função é garantir maior controle das tarefas e qualidade na sua execução, além de orientar os colaboradores sobre suas responsabilidades.

Sendo assim, para que a padronização dos documentos seja eficaz, basta seguir os passos abaixo:

 Digitalize

Antes de tudo, digitalize os documentos para garantir a segurança dos mesmos. Isso facilitará o acesso às informações e evitará perda de tempo ao localizar o arquivo. Além disso, dificultará o extravio desses documentos, o que poderia afetar a rotina da empresa.

 Elimine Documentos Desnecessários e Duplicados

Verifique se há documentos desnecessários, que não são mais importantes para a organização, e documentos duplicados. Realizar essa apuração eliminará futuros retrabalhos e divergência entre as informações.

 Classifique

Estabeleça critério de classificação para organizar os documentos, como por exemplo o nome do arquivo, o tipo, status ou data. Crie modelos de nomenclatura que melhor funcione para a empresa, de acordo com o fluxo do trabalho. Com isso, a localização dos documentos se tornará mais ágil.

 Controle o Acesso

Define políticas de uso, determinando quais colaboradores terão acesso aos documentos. Controlar os níveis de acesso promove o sigilo e segurança dos dados, assegurando a conformidade com as exigências internas da empresa.

 Atualize

E por fim, organize e atualize os documentos de acordo com a frequência de uso e respeitando a padronização determinada. Ao organizar, priorize os documentos mais utilizados, depois os intermediários e em seguida os que já foram concluídos e devem ser arquivados.

Quanto mais organização existir na empresa, mais produtiva sua rotina se torna. Padronizar os documentos auxilia na otimização de tempo, visto que não haverá necessidade de destinar esforços ao localizar e arquivar os documentos.

 

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